如果您是使用 excel 手动创建报表的人员之一, 您知道满足组织对质量、洞察和速度的期望可能会非常困难。使用二十世纪工具进行二十一世纪数据分析的业务需求是太多痛苦和沮丧的根源。
如果你决定对最新和最伟大的替代方案做一点研究, 你很快就会看到有多少工具可以解决这些挑战。查看您认为的选项, “hurray!这将是一个抢手货。这些工具让它看起来很容易! “接下来, 您决定尝试试用首选工具, 如 tableau、microsoft power bi、looker、amazon 快速视觉或 google 数据工作室。
但是, 您很快就会意识到, 从 excel 转换公司报告比预期的要复杂得多。你问自己: “等等, 我到底是怎么从这些神秘的肉 excel 报告到数据分析承诺土地？我从哪里开始？ “.这就是大多数工具的自助性质让你想要的地方。
你需要一个方法和一个过程。我们有一些提示, 可帮助您在从 excel 过渡到新分析模型时找到成功的新工具.
好消息
首先, 让我们认识到您的 excel 报表是一件好事。是的, 我说他们是好事。不要在负上下文中查看 excel 报表, 不如将它们视为值得借鉴的起点。为什么？事实上, 你有一些报告, 甚至基于 excel, 是一个起点。excel 报表定义了 kpi, 嵌入了计算, 在公司内部具有广泛的分布, 并为创建它们提供了基本的工作流程。这些都是积极的。
您当前的 excel 报表为您将在 tableau、power bi 中创建的任何内容或首选工具提供了参考实现。excel 起点为您在优化工作流、发现数据源、文档计算以及使用新工具探索所需的可视化结束状态时与内部利益干系人合作提供了肥沃的土壤。将这些 excel 报表视为 alpha 或 beta 版本。
如何从 excel 进行转换
有几个不同的步骤, 将有助于您从 excel 过渡。我们建议采用基于 “组件” 的方法。什么？它是一种借用用户界面和体验设计专业所采用的技术的方法。
此方法的基本前提是将单片 excel 报表解构为更小的块。这些块变得更易于管理, 并代表未来的报告元素。正如您将在后面的帖子中看到的, 一旦你知道要找什么, 确定一个组件应该是相当简单的。
步骤 1: 清点您当前状态的 excel 报告
尽最大努力创建报表的清单。目标是构建您知道的报表库。您还可以向其他团队甚至外部合作伙伴询问。创建此工作报告库的目的是开始确定模式和确定今后工作的范围。
我们建议选取具有较高真实价值和感知价值的 excel 报表的一小部分。也许是公司内部高管或关键领导常用的报告？让他们为这项工作所能提供的机会感到兴奋。
限制你这个阶段工作的初始范围会增加你成功的可能性。
在此步骤中, 我们将查看您选择的报表, 并开始将其分解为较小的组件。这听起来可能很吓人, 但您可能会发现每个分组都有逻辑分组。
例如, 假设您有一个 “销售绩效” SP () 报表。在此报告中, SP 您已将其分为24个组件:
将为每个组件分配一个唯一的 id (即 SP1 , SP2 SP3 …) SP24 。系统地解构 excel 文件到正式的报告和数据定义是转换过程中的关键步骤。您将开始了解每个块如何反映特定的视觉处理、数据源和度量维度的集合。
例如, 假设该组件 SP1 显示了 “平均销售额” 的视觉对象。这是定义 SP1 工作方式的起点。知道这 SP1 反映了平均销售额, 你就开始问这样的问题: “平均销售额是如何计算的？它包括总销售额还是仅仅包括净销售额？ “和“什么时期的时间来计算平均值？”当您深入了解 SP1 时, 您将沿着一条路径前进, 该路径定义了销售数据的来源、平均销售额的计算方式以及此组件应使用的时间维度。
在这一点上的问题是好的, 因为你想了解这些是如何创建的。然而, 仅仅问是不够的, 你应该确保你正在记录这一切。
步骤 3: 记录您的组件
正如我们前面提到的, 您可能会有很多与每个组件相关的问题。在此之前, 任何有关 excel 报表如何工作或如何计算内容的知识都将嵌入到宏、计算、弯头润滑脂和巫毒教中。没有人会真正知道。现在的情况不会再这样了。
这就是为什么我们建议您创建一个文档 (google 工作表、excel 工作表、word doc…), 详细说明您报告的特定指标 (例如零售、平均价格) 以及每个组件的维度 (例如渠道、类别)。这不仅提供了一组基线源、度量值和维度, 还将通知筛选器的使用以及跨各种报表视图的任何分组。它还将提供关键的洞察, 了解您将来需要从何处获取数据。
下面是一个工作表的示例, 该工作表列出并记录了每个组件:
然后, 您可以使用与源数据中相应字段对齐的指标和维度覆盖每个组件 (以及所需的任何计算筛选器):
步骤 4: 构建原型
一旦你觉得步骤 3是完整的, 你有一个强大的基线定义你可以开始把这些输出与 “友谊赛” 联系起来, 或者你认识的人愿意提供反馈和支持。这些人也可以成为你的倡导者, 因为你希望在整个组织内更广泛地进行社交, 包括那些在 it 领域。
步骤 5: 优化数据可视化
最后, 我们建议保存视觉对象的格式 (类型、颜色、布局…), 作为流程的最后一步。你总是需要一些基于主观偏好的细化。存在着将可视化元素主导前期工作工作的风险, 这可能会损害数据质量、功能和操作。保持对功能和美学的关注将帮助您在探索可视化治疗方法时更快地迭代。
这种方法的好处
这种基于组件的方法的优点使您能够完成广泛的跨部门活动, 所有这些都有助于您的工作取得成功:
- 组件方法有助于确定优先次序。对于报告中的哪些元素可能比其他元素更有价值, 可能会发生对话。
- 组件的使用提供了定义需求、任务和所有权的一致方法。
- 允许团队测试计算的准确性, 因为 “逻辑” 可以本地化为给定的组件。
- 简化工作流程, 使团队能够在组件级别 “签收” 或批准。
- 组件库允许您将组件组合快速 “组合” 到新的报表中。
- 允许您使用新的美容处理方法快速迭代复制组件。
- 确定为给定组件提供支持的基础数据源和计算。
祝贺您向新的数据可视化、分析和报告工具迈进!我们希望这篇文章提供一些想法, 如何设置一条道路, 实现从 excel 过渡到现代数据分析平台的成功。祝你好运！